9 belangrijke to-do’s voordat u op vakantie gaat

De vakantie is in sommige delen van het land al begonnen en veel mensen zullen de komende periode beginnen aan het voorbereiden van hun trip. Ook op de werkvloer zult u waarschijnlijk het een en ander moeten regelen voordat u zonder zorgen op reis kunt. Maar waar moet u beginnen?

Een vakantie is bedoeld om lekker te ontspannen. Om even uw dagelijkse werkzaamheden te kunnen vergeten en te genieten van rust. Maar als u uw vakantie niet of onvoldoende voorbereidt, kan het zijn dat u op reis meer stress voelt dan wanneer u gewoon achter uw bureau was blijven zitten. Tijd voor een paar onmisbare stappen om van een onbezorgde vakantie te kunnen genieten.

1. Plan strategisch
Veel mensen stressen om het werk dat ze voor hun vakantie moeten doen, af te krijgen. Als dat dan vervolgens niet lukt, komt daar ook nog eens de stress van het gemiste werk inhalen bij. Voor sommige mensen is deze stress zelfs de reden dat ze op vakantie gaan maar helemaal vermijden. Een manier om dit te voorkomen is door een dag later te vertrekken dan u aankondigt en een dag eerder terug te komen. Lukt dit niet? Zorg dan in ieder geval voor een goede planning. Plan geen belangrijke afspraken of deadlines op de dag voordat u weggaat óf op de eerste dag dat u terug bent van uw reis.

Eén van de valkuilen waar veel mensen intrappen, is dat ze op de laatste werkdag voor de vakantie nog tot heel laat doorwerken om alles af te krijgen. Hiermee verhoogt u vooral uw eigen stressniveau. Niet doen dus! Beter is het om te plannen om de laatste dag juist wat eerder weg te gaan.

2. Maak een automatische reply e-mail én pas uw voicemail aan
Hoewel de meeste mensen er tegenwoordig wel aan denken om een automatische reply in te stellen als ze op vakantie zijn, wordt een voicemail nog wel eens vergeten. Heeft u een zakelijk nummer of een vaste telefoon op kantoor? Pas even uw voicemail aan. Iedereen zal er begrip voor hebben dat u er eventjes niet bent, maar dan moeten ze dat uiteraard wel weten!

Vergeet in uw automatische reactie en aangepaste voicemailbericht niet te vermelden bij wie ze eventueel terecht kunnen voor vragen tijdens uw afwezigheid.

3. Breng klanten op de hoogte
Verwachtingen managen is in veel situaties belangrijk om boze reacties te voorkomen. Dat geldt ook als u op vakantie gaat. Besteed dus een week of twee voordat u vertrekt even aandacht aan uw belangrijkste of grootste klanten en meldt hen dat u binnenkort op vakantie gaat. Hiermee weten uw klanten wat ze kunnen verwachten, en geeft u bovendien nog een waardevol contactmoment.

4. Maak een checklist
Lijstjes, sommige mensen zweren erbij in hun dagelijkse werkzaamheden, maar voor een vakantie zou eigenlijk iedereen een checklist moeten maken. Maak een lijst met belangrijke zaken die u nog moet doen voordat u vertrekt én een lijst waarop u punten noteert die u moet doen als u weer terug bent. Vooral de laatste is belangrijk om stress te verminderen.

5. Begin op tijd
Een goede manier om te zorgen dat u niet het gevoel heeft dat u uw werk niet gedaan krijgt voor uw vakantie begint, is door tijdig te beginnen met voorbereiden. Stel vast wat u echt gedaan wilt hebben voordat u met vakantie gaat en zorg dat deze doelen realistisch zijn. Bepaal ook vast waar u na uw vakantie mee gaat beginnen. Daardoor heeft u niet het gevoel dat u weer helemaal opnieuw moet beginnen als u terugkomt van uw reis.

Tip: sommige werkgerelateerde zaken zijn prima op vakantie uit te voeren. Bijvoorbeeld eindelijk eens die ‘must-read’ lijst afwerken.

6. Kijk vooruit in uw agenda
Kijk voor uw vakantie ook eens naar de to-do’s die in de maand na uw vakantie op de planning staan. Zo kunt u daar vóór uw vakantie alvast op anticiperen. Bijvoorbeeld door klanten of collega’s alvast te attenderen op zaken waar ze tijdens uw vakantie naar opzoek kunnen gaan. Hierdoor geeft u uzelf wat meer gemoedsrust, omdat u weet dat bepaalde dingen al geregeld worden.

7. Maak ‘regels’ en houd u eraan!
Bepaal voor uw vertrek welke ‘regels’ u tijdens de vakantie hanteert en zorg dat iedereen (zowel collega’s als uw familie) hiervan op de hoogte is. Bent u bijvoorbeeld bereikbaar per mail? Controleert u uw voicemails? Welke zaken kunnen of mogen collega’s zelf beslissen en over welke wilt u geïnformeerd worden?

Met de technologische mogelijkheden die we vandaag de dag tot onze beschikking hebben, is het niet meer noodzakelijk dat u op vakantie offline moet zijn. Maar, het kan zijn dat u er juist wél voor kiest om tijdens uw reis even helemaal niet beschikbaar te zijn. Wat u ook kiest, dit moet vooral bij u passen. Zou u zich beter voelen als u elke twee of drie dagen even een uurtje kunt werken? Doe dat dan vooral! Maar zorg wel dat alle betrokkenen dat weten én akkoord zijn.

8. Breng collega’s tijdig op de hoogte
Vertel uw collega’s wanneer u op vakantie gaat en stuur ze eventueel een herinnering één of twee weken voordat u vertrekt. Hiermee voorkomt u dat ze op uw laatste werkdag voor uw vakantie nog met to-do’s komen die absoluut NU gedaan moeten worden.

9. Vertrouw collega’s
Heeft u een leidinggevende rol? Vertrouw dan vooral op de mensen in uw team als u op vakantie bent. Dit is het ideale moment om te oefenen met loslaten en vertrouwen geven. Misschien is dit de eerste keer een beetje moeilijk, maar u zult zien dat het bij volgende vakanties steeds soepeler gaat.

Bent u helemaal voorbereid en klaar voor de reis? Dan wensen wij u een prettige vakantie!