Hoe vindt u de beste kantoorruimte?

Het kiezen van de juiste kantoorruimte is niet gemakkelijk. De keuze is van belang voor het succes van uw organisatie. Huurovereenkomsten zijn tegenwoordig steeds korter en flexibeler, maar het eigen maken van een kantoor is een investering die u liever niet op korte termijn herhaalt. Het gaat uiteindelijk allemaal om de perfecte combinatie van het gebouw, de kantoorruimte, locatie en prijs.

Het kantoorgebouw

Welk type kantoor is het meest geschikt?
Er zijn tegenwoordig steeds meer mogelijkheden om een kantoorruimte te huren. Zo kunt u conventioneel huren. Hierbij heeft u een eigen kantoor en soms een eigen gebouw. Het is ook mogelijk om in een bedrijfsverzamelgebouw of business center te huren. Dan huurt u een deel van een kantoorgebouw, maar worden een aantal voorzieningen gedeeld met andere huurders. Bij een business center kunt u daarnaast ook profiteren van een full service concept.

Houdt ook rekening met de eerste indruk die het gebouw te weeg brengt bij u, uw medewerkers en zakenrelaties. Deze eerste indruk is ook van invloed op uw klanten en hun perceptie van de organisatie.

Onderhoud en gepland onderhoud
Voor u een huur overeenkomst aan gaat is het verstandig te informeren naar gepland onderhoud en aanstaande verbouwingen. Een drastische verbouwing kan tot grote frustratie leiden en de productiviteit verlagen.

Parkeren
Bedenk van te voren goed hoe uw medewerkers en klanten naar uw kantoor zullen komen. Wanneer de zij vooral met de auto komen is het verstandig zijn om extra aandacht te besteden aan het parkeerbeleid, de hoeveelheid eigen parkeerplaatsen en parkeerfaciliteiten voor klanten.

Kantoorruimte

Wanneer het gebouw in orde is komt het volgende onderdeel van uw keuze: de kantoorruimte. Hierbij dient u rekening te houden met het formaat, de verwachte groei, het ontwerp, de voorzieningen en of de ruimte past bij uw type bedrijfsvoering.

Is er genoeg ruimte?
Het is natuurlijk essentieel dat u en uw werknemers voldoende ruimte hebben in het kantoor. Niemand zal er vrolijk van worden om te dicht op elkaar te zitten. Dit kan tot frustratie en ongeconcentreerdheid leiden.

Past het kantoor bij de verwachte groei van de organisatie?
De ene organisatie groeit sneller dan de andere. Probeer een gefundeerde prognose te maken van de groei die uw organisatie zal doormaken. Kan het bedrijf verder groeien in deze kantoorruimte of is het mogelijk om up te graden en uit te breiden wanneer dat nodig is?

Het ontwerp en de inrichting
Hoe is de kantoorruimte ontworpen? Is er bijvoorbeeld een grote open vloer of zijn er allemaal kleine cubicles. Zitten de managers onder de andere werknemers of liever apart? Hoe is dat nu en wat voor effect kan een verandering hebben op de tevredenheid en productiviteit van het personeel.

De inrichting is ook van belang voor het succes van uw organisatie. Een saai kantoor met oncomfortabele stoelen kan een negatieve zijn. Een leuk, kleurrijk en creatief ingericht kantoor kan daarentegen zorgen voor gemotiveerd personeel dat iedere dag met plezier naar kantoor komt.

Locatie, locatie, locatie!

Bij de keuze van een kantoorruimte is de locatie in meerdere opzichten een belangrijke factor. De locatie heeft namelijk invloed op zowel medewerkers als klanten. Denk daarom goed na over het volgende.

Voor medewerkers
Het is voor medewerkers erg fijn wanneer uw kantoorruimte goed te bereiken is. Een korte en directe verbinding of rit is hierin het beste, maar daarvoor het is wel belangrijk te weten hoe uw medewerkers naar kantoor komen. Wanneer dit voornamelijk per OV is zal een locatie dichtbij een treinstation ideaal zijn. Wanneer dit voornamelijk per auto is zal een locatie die dichtbij de snelweg ligt beter zijn.

De buurt waar het kantoor in staat kan ook van invloed zijn op uw keuze. Wanneer u of uw medewerkers veel buiten het kantoor zijn, bijvoorbeeld voor overleg of lunch, is het aangenaam om in een leuke buurt te zitten.

Voor klanten
Het is voor klanten ook ideaal wanneer uw kantoor goed bereikbaar is. Het is bovendien goed om te bekijken waar uw afzetmarkt is en die op te zoeken.

Kosten

Tot slot de kosten, die spelen ook vaak een grote rol bij de keuze voor een kantoorruimte. Er zijn veel factoren die invloed hebben op de prijs die u per vierkante meter betaalt. Daarom is het verstandig van te voren te bedenken wat het budget is en wat uw belangrijkste wensen en eisen zijn.

Besparen
Er zijn ook manieren om te besparen op kosten en investeringen. Door voorzieningen te delen heeft u vaak minder ruimte nodig in uw eigen kantoor. Denk bijvoorbeeld aan een vergaderruimte, die zijn zelden de hele dag bezet. Als u de vergaderruimte deelt hoeft deze niet in de totale vierkante meters van uw kantoor te betrekken en dus is de huur lager.

Het is daarnaast mogelijk om te besparen op de initiƫle investering. Dit kunt u doen door een volledig gemeubileerde kantoorruimte te huren. Het nadeel hiervan is dat er weinig ruimte is om het kantoor eigen te maken. Zo ontstaat er mogelijk een mismatch tussen de identiteit van uw organisatie en het kantoor.

De zoektocht naar uw kantoorruimte

Wanneer u voor ogen heeft waar u naar op zoek bent of alvast wilt inventariseren wat er op de markt is, kan dat eenvoudig. Op Flexas.nl vindt u het meest complete aanbod van kantoorruimtes in Nederland. Heeft u een leuke kantoorruimte gevonden of komt u er niet uit? Dan helpen de kantoorruimte specialisten u graag verder. Zij kunnen ook een lijst aanleveren met interessante alternatieven.

Infographic

Bekijk ook deze leuk Infographic voor het huren van kantoorruimte.

infographic kantoorruimte hurenBron: Kantoorruimtevinden.nl