Tips voor een efficiënte lenteschoonmaak op kantoor

Door de drukte van onze werkzaamheden is er vaak één ding dat we laten schieten: de ordening van documenten. Zowel op uw bureau als elektronisch kan het soms een waar slagveld zijn. Hoog tijd dus om weer wat ruimte en orde aan te brengen op kantoor. Een lenteschoonmaak is goed voor de ordelijkheid, overzicht en voor de productiviteit. Het voelt altijd aan alsof u weer eventjes een frisse start maakt.

De lente vraagt om een nieuw begin
Waarom bestaat er eigenlijk zoiets als een lenteschoonmaak? De lente is hét seizoen om een frisse start te maken. De ramen gaan weer open, de zonnestralen beginnen lekker warm aan te voelen en u voelt dat het een mooi moment is om uw leven te herorganiseren. Het voorjaar is het seizoen om uw kantoorruimte eens van een frisse schoonmaakbeurt te voorzien en de winterblues ver achter u te laten. Onderstaand wat tips voor een efficiënte lenteschoonmaak op kantoor.

1. Start eerst met bureau leegruimen
Liggen er stapels papieren op uw bureau? Start dan met het opruimen van deze papieren. Pak eerst de oudste stapel papieren en bekijk elk document. Wat kan er weg, wat moet u archiveren en wat moet u bewaren om later te sorteren? Controleer ook wat de wettelijke verplichtingen en standaardvoorschriften binnen uw bedrijf zijn. Soms mogen bepaalde documenten niet zomaar weggegooid worden.

2. Order uw documenten
Bewaar de documenten waarbij u nog actie moet ondernemen of die juridisch gezien bewaard moeten worden. Documenten die nu echt niet meer nodig heeft kunt u meteen weggooien. Sorteer vervolgens de documenten die u moet bewaren, maar niet nodig heeft en de documenten die u wel binnen korte tijd nodig heeft. De documenten die u niet meer gebruikt maar wel moet bewaren kunt u opbergen in een archiefkast. Deze hoeven niet op uw bureau te liggen! De documenten kunt u handig sorteren in ordnermappen of hangmappen.

De documenten die u wel nog nodig heeft kunt u in bakjes leggen op uw bureau. Bijvoorbeeld een bakje met POSTVAK IN, POSTVAK UIT en PENDING. De documenten in het PENDING bakje zijn de lopende zaken. Ruim dit bakje aan het einde van de week op. De documenten die afgehandeld zijn kunt u weggooien of archiveren in een ordnermap.

3. Maak uw bureau overzichtelijk
Hoe wilt u dat uw bureau eruitziet? Wat moet er sowieso op uw bureau liggen? Waar moet uw computer staan en waar kunt u bakjes, pennen, uw agenda en andere spullen handig neerleggen? Bedenk vervolgens een effectieve indeling voor uw bureau. Bijvoorbeeld een plek voor uw computer, een plek voor uw archieven, opslagplaats voor bureaumateriaal en een plek voor post.

4. Houd alleen hetgeen u nodig heeft binnen handbereik
Beperk de hoeveelheid rommel op uw bureau door alles wat u niet nodig heeft eraf te halen. Denk aan een verzameling pennen, lege koffiebekertjes, stapels papier en nietmachines. De meeste mensen hebben het volgende op hun bureau liggen: laptop/toetsenbord en monitor, telefoon, notitieblok, 2 pennen, bureaulamp, wat leuke foto’s en eventueel agenda.

5. Organiseer je bureaulade
Vaak puilt bij veel mensen de bureaula uit met onnodige spullen. Zoals een verzameling post-its, paperclips en pennen. Ruim de lades eens goed op.

6. Elektronische organisatie
En nu misschien nog wel het meest lastige gedeelte van de lenteschoonmaak op kantoor: de elektronische schoonmaak. Uw computer en mailbox staan waarschijnlijk bomvol documenten en e-mails die u niet meer nodig heeft. Neem even de tijd om alles te doorzoeken. Verwijder informatie die u niet meer nodig heeft en maak een back-up van documenten die u wilt bewaren. Hetzelfde geldt voor uw mailbox.

Het grootste voordeel van de lenteschoonmaak op kantoor is dat u meer overzicht en orde krijgt. U ruimt niet alleen visueel op, maar ook geestelijk. Tevens zal een opgeruimde werkplek u meer motiveren, tijd besparen en frustraties voorkomen. Heerlijk begin van de lente toch?